SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

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Canal interno de información Ley 2/2023

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, MiVet ha implantado un Sistema interno de Información con la creación de un Canal interno.

A través de este Canal puedes presentar cualquier tipo de información relativa a conductas del personal de MiVet contrarias al ordenamiento jurídico de acuerdo con la Ley 2/2023.

¿Qué permite este canal?

Este canal permite la comunicación por parte de las personas físicas que, en un contexto laboral o profesional con MiVet, hayan obtenido la información sobre las infracciones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023.

Entre otras, se considera que las siguientes personas físicas pueden obtener la información en un contexto profesional o laboral:

• Personal al servicio de MiVet.
• Aquellas cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
• Personal en prácticas.
• Personal colaborador, en períodos de formación o en situación similar.
• Personal vinculado a las empresas con las que la MiVet tenga contratados servicios.

Además, este Canal interno de información también está habilitado para recibir comunicaciones de aquellas personas que hayan obtenido la información en un contexto distinto del laboral o profesional con MiVet y que informen sobre acciones u omisiones contrarios al ordenamiento jurídico.

¿Dónde y cómo puede presentarse la comunicación?

Existen diversas formas de presentar la comunicación:

• Mediante comunicación dirigida al siguiente correo electrónico integridad@mivet.com.
• Por correo postal dirigido a CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN MIVET, Avenida de Manoteras, 26, 3º. 28050, Madrid. En la comunicación el informante podrá consignar sus datos identificativos o realizarla de forma anónima.
• Reunión presencial. Se podrá solicitar en el correo electrónico, integridad@mivet.com facilitando los datos de contacto para que se pueda concertar una cita con el personal autorizado a efectos de presentar la comunicación, cita que tendrá lugar en un plazo no superior a siete días hábiles desde su solicitud.
• La reunión deberá ser debidamente documentada de alguno de los siguientes modos:
• Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, previa advertencia al informante de que la comunicación será grabada, informándole del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente, o
• A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla. Además, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

Contenido de la comunicación

La comunicación que se presente deberá comprender el mayor número de datos conocidos que sean necesarios para la identificación de las personas a las que se refiere la información, así como de las conductas contrarias al ordenamiento jurídico que se les atribuyen. En particular, se deberá aportar la siguiente información:

• Descripción detallada de los hechos y conductas realizadas que puedan constituir algún tipo de infracción y sobre las que se quiera informar. Se acompañará la documentación de que se disponga para acreditar esos hechos.
• Nombre y apellidos, NIF (en caso de que lo conozca), centro de trabajo, área funcional, puesto de trabajo que desempeña, localidad donde desarrolla sus funciones y demás datos de los que se disponga que permita identificar de forma clara y unívoca a la persona sobre la que se quiera comunicar información.
• En su caso, indicación de la relación laboral o profesional que vincula al informante con MiVet a efectos de que le puedan resultar de aplicación las medidas de protección que establece la Ley 2/2023.
• Cualesquiera otros hechos que puedan considerarse oportunos o relevantes.

Tramitación de la comunicación

Una vez recibida la comunicación, se realizará el análisis y, en su caso, investigación, de los datos y hechos contenidos en la misma pudiéndose acordar el inicio de las actuaciones que procedan.

Información al comunicante

Siempre que el comunicante en el momento de suministrar la información haya consignado un correo electrónico u otro medio de comunicación, será informado, en un plazo razonable que salvo excepciones no podrá ser superior a tres meses, del resultado de su comunicación. No obstante, el comunicante podrá renunciar a la recepción de cualquier comunicación sobre las actuaciones llevadas a cabo.

Órgano responsable del Sistema interno de información.

En Servicios de Apoyo de MiVet se encuentra el responsable del Sistema interno de información.

Garantía de confidencialidad de la identidad del informante y de la persona afectada

1.- Confidencialidad de la identidad del informante

El canal está diseñado, establecido y gestionado de forma segura de manera que garantice la confidencialidad de la identidad del informante, así como la protección de los datos a los que se refiere la información, por lo que se impide el acceso a la misma por parte del personal no autorizado. Esto se aplicará a cualquier dato del que se pueda deducir directa o indirectamente la identidad del informante.

La identidad del informante sólo podrá ser comunicada, en el caso en el que resulte legalmente exigible, a la Autoridad judicial, a la Fiscalía correspondiente o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, lo que se trasladará al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

2.- Confidencialidad de la identidad de la persona a la que se refiera la información

A la persona a la que se refiere la información comunicada se le garantizará la confidencialidad de sus datos personales con el objeto de evitar la posible difusión de estos. A estos efectos, el canal de información está diseñado, establecido y gestionado de forma segura de manera que garantice la confidencialidad de la identidad de la persona afectada por la información y la protección de los hechos y datos del procedimiento, por lo que se impide el acceso a la información por parte del personal no autorizado.

Protección del informante en al ámbito de la Ley 2/2023

Las personas físicas que en un contexto laboral o profesional con MiVet comuniquen la información utilizando este canal, tendrán derecho a las medidas de protección que establece la Ley 2/2023, salvo que las comunicaciones hayan sido inadmitidas, que sean informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación o informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.

Se prohíben los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas y tentativas de represalia. Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que se relacionan en el artículo 36.3 de la Ley 2/2023 o aquellos que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra, sólo por su condición de informantes.

Estas medidas de protección se aplicarán también a las personas físicas que en el marco de la representación legal de las personas trabajadoras asistan al informante en el proceso, a las personas físicas relacionadas como compañeros de trabajo o familiares del informante y a las personas jurídicas para las que trabaje o con las que tenga relación laboral u ostente participación significativa.

Confidencialidad y protección de datos personales

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, el canal de información garantiza la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado y sin que su identidad pueda ser revelada a terceras personas. La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante.

Asimismo, los datos personales tratados en aplicación de la Ley 2/2003, de 20 de febrero, incluido el intercambio o transmisión de datos personales con las autoridades competentes, serán tratados por Clinic Acquisitions Holdings S.L. con domicilio en Av. De Manoteras, 26, 3º, 28050, Madrid, en calidad de responsable del tratamiento de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos personales (en adelante el “responsable”).

Los datos personales facilitados a través del sistema interno serán tratados con la finalidad de recepcionar y analizar las acciones u omisiones reportadas y, en su caso, decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.

En caso de recibir información que no sea necesaria para la tramitación e investigación de las acciones u omisiones, el responsable del tratamiento procederá a su inmediata supresión.

Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley de protección del informante, así como aquella información o parte de ella que se acreditara como no veraz, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal.

El responsable del tratamiento tratará los datos personales facilitados por el informante en cumplimiento de una obligación legal.

Los datos personales recabados a través del canal interno se conservarán de conformidad con lo dispuesto en la legislación aplicable. En concreto, estos datos se conservarán exclusivamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre aquellos hechos comunicados que, en todo caso, no podrá prolongarse durante más de tres meses desde la entrada de la comunicación, salvo con la finalidad de dejar evidencias del funcionamiento del sistema. Exclusivamente en los casos en lo que esté desarrollándose un procedimiento de investigación, podrán ser conservados en medios externos, y accesibles exclusivamente por el órgano responsable de su gestión.

Para cumplir con las finalidades arriba descritas, el responsable puede facilitar el acceso a los datos personales a:

1. Terceras empresas que presenten servicios, tales como asesores y colaboradores externos que presten soporte en la gestión o, en su caso, investigación de las comunicaciones recibidas a través del canal interno.
2. Aquellas áreas o departamentos relevantes de cara a la tramitación de la comunicación y, en su caso, para la investigación y las posibles medidas a tomar con respecto a la conducta comunicada siempre y cuando resulte necesario.
3. Igualmente, los datos personales podrán ser cedidos a los Jueces y Tribunales, al Ministerio Fiscal, así como a las Administraciones Públicas competentes como consecuencia de la investigación que se pueda poner en marcha.

Los datos podrán ser transferidos a las Sociedades del grupo MiVet, en el caso de iniciarse un procedimiento judicial derivado de la comunicación.

En todo momento, tendrá derecho a la satisfacción de sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, así como obtener del responsable la limitación del tratamiento de los datos cuando se cumpla alguna de las condiciones previstas en la normativa de protección de datos. Para ejercitar dichos derechos podrá contactar con el responsable a través de los canales siguientes: por medio de un escrito dirigido a la dirección postal del responsable, o bien por medio de un correo electrónico a la dirección protecciondedatos@mivet.com.

El responsable tratará sus datos en todo momento de forma absolutamente confidencial y guardando el preceptivo deber de secreto respecto de los mismos, de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación, adoptando al efecto las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos.

Registro de comunicaciones

llevará un registro de todas las comunicaciones y consultas que pueda recibir a través del sistema interno de información, recopiladas en el llamado «libro-registro», cumpliendo en todo momento con los requisitos de confidencialidad establecidos, y durante el tiempo estrictamente necesario y proporcionado para dar cumplimiento a los requisitos legales y normativos.

Canal externo de información ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante

Se podrá informar a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) o ante las autorizades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.